Návod: hromadná korespondence v MS Word jednoduše

Hromadná korespondence je nástroj, který může ušetřit mnoho drahocenného času. Má celou řadu možností využití a my si ukážeme jednu z nich – konkrétně vytvoření personalizovaného dopisu.

Uvedený postup platí pro MS Office verze 2003. Neptejte se mě, prosím, jak totéž provést v novější verzi – nemám ji k dispozici! Je ale velmi pravděpodobné, že postup bude podobný, ne-li dokonce stejný.

Úkol

Vytvořte personalizované vánoční dopisy, které pošlete svým zákazníkům. Důvodem personalizace je, aby dopisy působily osobně – tedy aby například nezačínaly všeobecným “Vážená paní, vážený pane, … “, ale osobnějším “Vážený pane Nováku.”

Krok 1. : databáze

Předpokládejme, že ještě nemáte připravenou databázi. My pro tyto účely použijeme Excel, který je součástí kancelářského balíku MS Office. Nebojte se, nepůjde o žádnou “vyšší dívčí.”

Jako první si (v duchu, na papíře, v textovém editoru, …) vytvořte koncept dopisu – tedy jeho text, přičemž se zaměřte na sekce, které se budou měnit podle příjemce. Příklad:

Vážený pane/Vážená paní příjmení,

dovolte mi, abych Vám jménem naší společnosti ZaRohem popřál veselé Vánoce.

Váš Luďa

Je tedy zřejmé, že v tomto jednoduchém případě se bude měnit oslovení (Vážený pane nebo Vážená paní) a příjmení.

Otevřeme si tedy MS Excel.

Do prvního řádku napíšeme tzv. “záhlaví,” nebo chcete-li “názvy sloupců.” Do buňky A1 tedy zapíšeme Oslovení, do buňky B1 Příjmení.

Do prvního řádku napíšeme názvy sloupců.

Nyní vyplníme řádek po řádku položky pro jednotlivé příjemce tak, jak je budeme chtít mít napsané v dopisu.

Nyní vyplníme řádek po řádku položky pro jednotlivé příjemce.

Jakmile máme databázi hotovou, uložíme ji – možností je více, my použijeme menu Soubor-Uložit.

Databázi uložíme přes Soubor-Uložit.

Zvolte složku, kam chcete soubor uložit, zadejte jeho název a potvrďte tlačítkem Uložit.

Zvolte složku, kam chcete soubor uložit, zadejte jeho název a potvrďte tlačítkem Uložit.

Dobře si zapamatujte, kam jste soubor uložili a jak se jmenuje – záhy ho budete potřebovat!

Nyní můžete MS Excel ukončit.

Krok 2. : dopis

Otevřete MS Word a napište v něm dopis. Sekce, které se budou měnit, ponechte zatím prázdné.

Napište dopis, sekce, které se budou měnit, ponechte zatím prázdné.

Soubor uložte přes menu Soubor-Uložit. Doporučujeme dopis ukládat do stejné složky, do které jste předtím uložili databázi.

Soubor uložte přes menu Soubor-Uložit.

Doporučujeme dopis ukládat do stejné složky, do které jste předtím uložili databázi.

Word a tedy ani připravený dokument zatím nezavírejte.

Poté, co celý dopis připravíte, ho můžete propojit s připravenou databází.

Krok 3. : hromadná korespondence

V menu Nástroje zvolte Dopisy a korespondence a následně Hromadná korespondence.

V menu Nástroje zvolte Dopisy a korespondence a následně Hromadná korespondence.

V našem případě se v pravé části okna zobrazil průvodce, nicméně stejně tak je možné, že další postup bude probíhat v klasických dialogových oknech. Jednotlivé kroky by ale měly být shodné.

V prvním kroku zvolíte, jaký typ dokumentu chcete vytvářet. My připravujeme hromadný dopis, takže zvolíme možnost Dopisy a budeme pokračovat dalším krokem.

Zvolíme možnost Dopisy a budeme pokračovat dalším krokem.

Protože budeme vytvářet dopis z dokumentu, který máme právě otevřený, zvolíme první možnost, tedy Použít aktuální dokument. Budeme pokračovat dalším krokem.

Zvolte Použít aktuální dokument a pokračujte dalším krokem.

Ač se třetí krok jmenuje Vybrat příjemce, jde v něm o to, odkud budou při vytváření dopisu brána data. Pro nás je nejpříhodnější první možnost, neboť jsme si databázi již vytvořili, takže zvolíme Použít existující seznam. Další možností je použití adresáře MS Outlooku a poslední volba nabídne vytvoření nového seznamu.

Zvolte Použít existující seznam.

Poté, co potvrdíte použití existujícího seznamu, začne se MS Word vyptávat, jaká data má použít. Otevřete tedy soubor, který jsme si vytvořili v prvním kroku tohoto návodu (tedy Databáze zákazníků.xls ve složce Dokumenty).

Otevřete soubor, který jsme si vytvořili v prvním kroku tohoto návodu.

Jestliže má naše tabulka více listů (což ve výchozím nastavení má), vyberte list, na kterém jsou uložena data – nejčastěji tedy List1. Protože jsme si vytvořili záhlaví sloupců, zkontrolujte zaškrtnutí zatržítka První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců.

Vyberte list, na kterém jsou uložena data a zkontrolujte zaškrtnutí zatržítka První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců.

Po stisku tlačítka OK se zobrazí náhled námi připravené tabulky. Potvrďte ho tlačítkem OK.

Potvrďte náhled tlačítkem OK.

Nyní se konečně můžeme vrátit k průvodci, ve kterém přejdete na čtvrtý krok, nazvaný Vytvořit dopis.

V průvodci přejdete na čtvrtý krok, nazvaný Vytvořit dopis.

Zde přichází to nejdůležitější: přidání položek, které se budou měnit s ohledem na příjemce. Umístěte kurzor tam, kam budete chtít vkládat údaje z tabulky, a zvolte Další položky.

Označte Oslovení a stiskněte Vložit, následně stiskněte Zavřít, za oslovením udělejte mezeru a opět vyvolejte Další položky a stejným způsobem vložte Příjmení.

Označte Oslovení a stiskněte Vložit.

Označte Příjmení a stiskněte Vložit.

Poté, co uzavřete dialog pro vkládání položek z databáze, by měl dopis vypadat zhruba následovně:

Dopis by měl vypadat zhruba takto….

Části umístěné mezi « a » budou doplňovány z databáze.

V dalším kroku průvodce si budeme moci prohlédnout náhledy dopisů. Pro listování mezi jednotlivými dopisy lze použít šipky v průvodci.

Pro listování mezi jednotlivými dopisy lze použít šipky.

Jste-li s výsledkem spokojeni, přejděte na poslední krok. V tom máte na výběr, zda chcete dopisy vytisknout (Tisk), nebo Upravit jednotlivé dopisy.

Dopisy můžete vytisknout, nebo upravit jednotlivé dopisy.

Jestliže zvolíte možnost Upravit jednotlivé dopisy, nabídne vám Word vytvoření nového dokumentu, který vznikne tzv. “sloučením.” Nový dokument se bude skládat z jednotlivých dopisů, ale již nebude mít vazbu na databázi. Pokud v databázi provedete změny, v tomto dokumentu se již neprojeví. Proti tomu původní dokument vazbu na databázi má a pokud do tabulky přidáte nové záznamy, při dalším tisku budou tyto zahrnuty.

Výběr záznamů, které mají být sloučeny do samostatného dokumentu.

Na obrázku vidíte sloučený dokument, vytvořený z pěti položek databáze.

Sloučený dokument, vytvořený z pěti položek databáze.