MS Word: Jak vytvořit obsah dokumentu?

Častým problémem uživatelů vytvářejících rozsáhlejší dokumenty je generování obsahu. Připravili jsme pro vás jednoduchý obrázkový návod, jak takový obsah vytvořit.

Pracujeme s nadpisy

Abyste mohli generovat obsah, je naprosto nezbytné mít veškeré nadpisy naformátovány některým z vestavěných stylů (respektive není to podmínkou, která by se nedala obejít, ale v takovém případě budete muset umět pracovat se styly, jejich šablonami a nastavením úrovní). Na toto je dobré myslet již v okamžiku, kdy začínáte vytvářet dokument, nicméně je možné toto provést i dodatečným naformátováním.

Jak nastavit nadpis?

V případě, že nadpis teprve vytváříte, vyberte před jeho napsáním styl nadpisu v roletkovém menu (běžně zde uvidíte Normální, po rozkliknutí se zobrazí další možnosti – např. Nadpis 1, Nadpis 2 či Nadpis 3). Zvolte tedy požadovaný styl, napište nadpis a ukončete (resp. přejděte na další odstavec) klávesou [Enter]. Pamatujte, že co bude definováno jako nadpis, to se zobrazí jako položka v obsahu.

Nadpisy lze také definovat přes menu Formát-Styl, kde v roletkovém menu Seznam vyberete Všechny styly. Zde je možné jednotlivé nadpisy i upravovat, nicméně to příliš nedoporučujeme, neboť může dojít k problémům při přenosu dokumentu na jiný počítač.

Tímto způsobem musíte postupovat v celém dokumentu, jinak nebude možné obsah vytvořit. Úrovně nadpisů mají svůj smysl: Nadpis 1 je v hierarchii výše než Nadpis 2 a ten je nadřízený Nadpisu 3. Doporučujeme Nadpisem 1 formátovat hlavní titulek dokumentu, Nadpisem 2 názvy kapitol a Nadpisem 3 podkapitoly.

V praxi to můžete vidět na tomto článku: text “Vytváření obsahu MS Word” je nadpisem první úrovně. “Pracujeme s nadpisy” či “Generujeme obsah” je nadpisem druhé úrovně a “Jak nastavit nadpis?” pak třetí úrovně.

Raději ještě jednou zdůrazněme: nadpis není pouze text, který pouze odlišíte barvou nebo řezem písma! Nadpis je nadefinovaný styl, nejlépe jeden z předdefinovaných stylů, které MS Word nabízí.

Jestliže máte již hotový dokument bez definovaných nadpisů, budete je muset naformátovat dodatečně. Označíte tedy požadovaný text, který bude nadpisem (resp. který chcete jako položku v obsahu) a z roletkového menu vyberete požadovanou úroveň. Samozřejmě tím dojde k přeformátování označeného textu dle zvoleného stylu.

Zobrazení osnovy

Zda máte dokument správně naformátovaný, zjistíte přes tzv. zobrazení osnovy. V menu Zobrazit vyberte položku Zobrazit osnovu, čímž se vám dokument zobrazí v hierarchickém pohledu. Nadpisy jsou vyznačeny křížkem a jednotlivé odstavce jsou odsunuty od kraje podle toho, pod jaký nadpis spadají.

Zpět do původního zobrazení se přepnete přes menu Zobrazit-Normálně.

Generujeme obsah

1. Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit vygenerovaný obsah.


2. V menu Vložit pokračujte na Odkaz-Rejstřík a seznamy (ve Wordu 2000 je to v menu Vložit-Rejstřík a seznamy).


3. Přepněte na záložku Obsah.


4. Nyní můžete nastavit, jak má obsah vypadat (většinou vystačíte s výchozím nastavením).
   
   
   • Zobrazit čísla stránek – pokud toto zatržítko deaktivujete, vygeneruje se obsah bez čísel stránek. V praxi patrně není důvod tuto možnost vypínat.
   
   
   • Čísla stránek zarovnat doprava – ve výchozím nastavení jsou položky obsahu (nadpisy) zarovnány doleva a čísla stránek vpravo, jak můžete vidět například v knížkách. Toto nastavení tedy doporučujeme. Pokud byste chtěli mít čísla stránek hned za položkami obsahu, můžete zatržítko deaktivovat.
   
   
   • Vodící znak – aby čtenář lépe našel číslo stránky, odpovídající dané položce, jsou mezi položku a číslo stránky vkládány tzv. “vodící znaky.” Typicky jsou to tečky, ale můžete si vybrat i pomlčky, podtržení, nebo nic.
   
   
   • Zobrazit úrovně – pokud by byl obsah příliš dlouhý, můžete do něj zahrnout pouze nadpisy do určité úrovně (typicky do Nadpisu 3). Zde tedy vybíráte nejvyšší (respektive hierarchicky nejnižší) úroveň nadpisu, který bude v obsahu uveden.
   
   
   • Namísto čísel stránek použít hypertextové odkazy – týká se pouze případu, kdy dokument budete převádět do formátu www stránky (tedy do HTML). V takovém případě nebude obsah obsahovat čísla, ale odkazy. Pokud uživatel klikne na takový odkaz, prohlížeč přeskočí přímo na příslušný nadpis v dokumentu.
   
   
   • Jak bude obsah vypadat můžete sledovat v poli Náhled, kde se okamžitě promítají všechny provedené změny v nastavení.
   
   
   
   


5. Obsah vložíme do dokumentu stiskem tlačítka OK.

Aktualizace obsahu

Jestliže budete dokument dále upravovat, je nezbytné tyto změny promítnout i do obsahu (říká se tomu aktualizace obsahu). To provedete jednoduše: nejprve kliknete jednou levým tlačítkem myši na již vytvořený obsah, pak klepnete na totéž místo pravým tlačítkem a z kontextového menu vyberete Aktualizovat pole. V následujícím dialogovém okně doporučujeme volbu Celá tabulka a následné potvrzení OK.

Druhý způsob uvítají především uživatelé preferující klávesnici: postupujete stejně, jako v předchozím příkladě, jen místo pravého tlačítka myši a výběru z kontextového menu stisknete klávesu F9.

Takto můžete bez problému přidávat další položky obsahu nebo měnit ty stávající – jednoduše buď přidáte v textu další nadpis patřičné úrovně, nebo pomocí stylů změníte úroveň či text nadpisu. Tyto změny se ale v obsahu projeví teprve po jeho aktualizaci!

Pracujeme s obsahem

K procházení dokumentu pomocí obsahu stačí kliknout na danou položku současně se stisknutou klávesou Ctrl.

V žádném případě nepřepisujte obsah vlastním textem! Chcete-li upravovat jednotlivé položky, pak měňte přímo příslušné nadpisy. Stejně tak změnu formátu obsahu provádějte výhradně při jeho nastavování (viz bod 4). Pokud budete provádět ruční zásahy, můžete o ně při následné aktualizaci přijít, nebo naopak celý obsah znefunkčníte. Základní změny formátování písma jsou ale samozřejmě možné.

PS: V kontextu s tímto článkem by vás mohl zajímat návod Jak na pokročilé číslování stránek.