GTD: jak si organizuji svůj (nejen) pracovní čas

Kolegové z redakce Živě.cz Petr Urban a Lukáš Václavík natáčejí každé dva týdny Podcast Živě. Tento týden zvolili jako téma „Počítače vám pomohou ušetřit čas. Nejdříve jej ale musíte trochu obětovat“ a věnovali se organizaci času. Byl jsem do tohoto podcastu pozván, nicméně bohužel to s ohledem na mé pracovní vytížení nevyšlo. Teď toho trochu lituji – mám dojem, že bych měl k tomuto tématu a GTD co říci.

Úvod podcastu mě velmi potěšil. Pro ty, co Podcasty Živě čistě náhodou nesledují, doplním, že jsem v nich už třikrát zaskakoval za nemocného Lukáše. Poprvé jsme si povídali o moc zajímavé kauze firmy Theranos, podruhé o stárnutí (nebo dospívání, jak se to vezme) a zatím naposledy o umělém zasněžování lyžařských svahů.

Když se Lukáš vrátí, zpravidla se úvod dalšího podcastu nese v duchu „running joke“, jehož hlavním tématem je otázka „Kde je Karel?“ Nepopírám, že si trochu lechtám ego, když poslouchám následující podcast, a v koutku duše doufám, že Petr s Lukášem budou řešit, kde jsem 🙂

I tentokrát jsem se dočkal! Prakticky hned po úvodní znělce zaznívá má oblíbená hláška „A kde je Karel?“ V následující pasáži mi pak kolegové udělali velkou radost, když začali řešit otázku, jak všechno stíhám. Jejich následné hodnocení mě opravdu velmi potěšilo, neboť si obou kolegů velice vážím a pochvala od někoho, kdo prakticky zcela chápe mou práci, prostě zahřeje nejvíc.

Petr Urban pak o mně prohlašuje, že si umím velmi dobře organizovat čas a že jsem v jeho očích dost možná „nejvíc organizovaný člověk“ ze všech lidí, které zná. V podcastu jsem pak zmíněn ještě několikrát – pokud máte zájem, můžete si ho poslechnout na konci článku. Určitě stojí za to – kolegové téma moc pěkně rozebrali.

Nejorganizovanější člen redakce

Nedalo mi to, a napsal jsem pod článek s podcastem docela dlouhý komentář, ve kterém alespoň stručně nastiňuji, jak to vlastně dělám, abych byl tím „nejorganizovanějším členem redakce“. A protože si myslím, že by to mohlo zajímat i lidi, jež mě znají z běžného života, rozhodl jsem se celý komentář v neupravené verzi (pouze občas přidám tučný font a sem tam nadpis) publikovat zde na blogu.

Ahoj kolegové,

děkuji za úvod, který mě osobně potěšil, i za celkově zajímavý podcast. Pokud dovolíte, přidám trochu svých zkušeností, jak si plánuji čas. Jak jste řekli – nepíšu jen pro Živě, ale například i pro Computer a další média. Je toho tolik, že bez plánování bych neměl šanci to zvládat.

S plánováním času jsem ale paradoxně začal z jiného důvodu. Dnes už bývalá manželka mi před lety vytýkala nespolehlivost. Protože jsem to vnímal jako užitečnou zpětnou vazbu, hledal jsem nějaké řešení. Nakonec jsem se našel zejména v Petru Márovi, který v té době zapáleně přednášel o GTD. A jako nástroj jsem si zvolil Evernote.

GTD v Evernote

V Evernote mám dva zápisníky. První je Inbox, kam mi padá vše, počínaje e-maily, jež si v případě nutnosti přeposílám na k tomu určenou adresu, náměty na články, jež tam mohu rychle sypat díky integraci s Feedly, a veškeré nově vytvořené události v Kalendáři Google, které se tam dostávají automaticky díky integraci s IFTTT.

Vždy jako první úkol dne se věnuji roztřídění poznámek v této složce. Co lze vyřídit hned, respektive během dvou minut, to vyřídím. Ostatní třídím podle logiky „kdy, kde a co“ a přesunu do zápisníku GTD. Námět na článek pro Živě tak dostane štítky „Někdy/možná“, „Počítač“ a „Článek Živě“.

Výhodou štítků je možnost podle nich filtrovat. Takže když mám napsat článek pro Živě, nechám si zobrazit jen poznámky s odpovídajícím štítkem. Stejně tak, když už mám v ruce mobil a telefonuji, zobrazím si i další úkoly se štítkem „telefon“. Výhodou je také velmi silné vyhledávání, díky kterému dokážu rychle najít podklady, jež v daném okamžiku potřebuji.

Nejen GTD

Dalším nástrojem, který využívám, je Kalendář Google. Ten je pro mne důležitý zejména kvůli časopisu Computer, protože uzávěrky jsou jen částečně pravidelné a já musím své články dodat včas. Respektive se snažím dodávat je s předstihem, aby lidé, kterým procházejí rukama po mně, zbývalo dost času na zpracování.

V kalendáři mám zaznamenané naprosto všechny své povinnosti, včetně těch každodenních. Slouží jako „rozdělovač času“. Takže tam například každý den mám vymezený čas pro Živě.cz. Nikdy nepřekračuji čas vymezený v kalendáři! Pokud v něm například mám, že daný den píšu jednu hodinu nějakou plnou verzi pro Computer, tak prostě po vypršení té hodiny skončím a pokračuji jinou prací. Je-li to nutné, naplánuji si pokračování článku pro Computer na další den. Po těch letech už mám ale natolik přesné odhady, že se málokdy stane, že bych určený čas překročil. Pravda, větší články mám rozdělené třeba na tři dny po jedné hodině.

Kalendář je pro mne alfou a omegou mého dne. Co v něm není, to se prostě nestane. Proto se s manželkou zveme na všechny události a akce, které chceme podnikat spolu. Stejně tak si pozvánkami dáváme avízo, kdy nebudeme mít čas na druhého například z důvodu nějakých pracovních povinností. Asi nic mě nedokáže naštvat víc než neohlášená návštěva, která není zapsaná v kalendáři! 😀

Pokud mi zbude nějaký čas v rámci „pracovního okna“, podívám se do Evernote, zda je tam něco, co bych mohl stihnout udělat. Jednou měsíčně pak Evernote promazávám – hlavně odstraňuji to, co už nemá smysl zpracovávat. Každý pátek mám vyhrazenou půlhodinu na týdenní rekapitulaci, přesunutí nesplněných úkolů do dalšího týdne či promazání těch, jež už nedávají z nějakého důvodu smysl.

Další nástroje

Předposledním nástrojem, který používám dnes a denně, je Toggl. Ten využívám k měření odpracovaného času. Někde jsem placen hodinovou mzdou, takže reporty používám jako podklady pro fakturaci, jinde mě platí jiným způsobem a údaj o počtu odpracovaných hodin používám k tomu, abych věděl, že nepracuji pod cenou.

Úplně posledním nástrojem, který aktivně využívám, je mobilní aplikace Business Calendar. Je propojená s Kalendářem Google a víceméně má i stejné funkce. Pro mne má ale jednu zásadní výhodu v možnosti přesunout více událostí najednou o stejný čas. Praktické využití to má ve chvíli, kdy si přispím, takže nezačnu pracovat podle plánu. Na volné noze to naštěstí není žádný problém: v aplikaci si označím veškerou naplánovanou práci pro daný den a posunu ji tak, aby první úkol začínal v okamžiku, kdy sedám k počítači. Samozřejmě se občas stává, že pak pracuji do odpoledne či dokonce do večera.

Z toho, co jste zmiňovali v podcastu, jsem zkoušel techniku Pomodoro, ale nakonec jsem od ní upustil. Ty přestávky byly sice dobré, protože na ně při práci často zapomínám, ale časové úseky byly pro mne stresující. Nejednou se mi stalo, že jsem se snažil „honem honem“ dokončit článek, když mi zbývalo posledních pět minut, abych nemusel načínat další pomodoro, ale v konečném důsledku to bylo spíše kontraproduktivní.

Ještě krátce k vyrušování: když píšu, tak zásadně neberu telefony, nečtu SMS ani zprávy z různých kecálků. Jediné, na co se občas dívám, je pracovní chat. Přátelé a známí už to vědí, takže pokud mohou předpokládat, že jsem v pracovním zápalu, rovnou volají manželce. Jak jste zmínili v podcastu – jedno jediné vyrušení často člověka rozhodí na docela dlouhou dobu.

To je asi vše, co bych k tomuto tématu mohl říci. Snad jen dodám, že celý ten systém mám trochu jako bič sám na sebe. Pokud bych ho nedodržoval, velmi brzy bych přestal stíhat, což by zejména v případě papírového časopisu byl docela velký problém. Od doby, kdy takto pracuji, tak jsem asi nenarazil na nikoho, kdo by o mně řekl, že jsem nespolehlivý.

Podcast Počítače vám pomohou ušetřit čas. Nejdříve jej ale musíte trochu obětovat