Ondřej Kadlec na svém blogu nastínil otázku, jak bojovat s prokrastinací? V diskuzi pod článkem jsem mu stručně odpověděl ve stylu “jak to dělám já.” Už delší dobu ale uvažuji o tom, že své poznatky sepíšu a vydám, takže, ať máme vše hotovo, hurá na to!
Nuže, bylo, nebylo, ještě nějakých pár let nazad jsem nejen prokrastinoval, ale také neustále zapomínal na to, “co jsem to jenom chtěl udělat?” V mém životě panoval chaos, a co nepřipomněla manželka, to jsem neudělal. Při jednom rozhovoru mi žena vytkla mou nezodpovědnost. Vzhledem k tomu, že výtky z její strany nejsou na denním pořádku, a když už, tak se většinou týkají jen drobností, rozhodl jsem se s tímto problémem vypořádat. Mohu říci, že patrně úspěšně, neboť od té doby mi nic v tomto směru vytýkáno nebylo 😉 A jen tak mimochodem, pánové, z mého soukromého průzkumu vyplývá, že spolehlivost a zodpovědnost jsou u ženské části populace velmi oceňovanými vlastnostmi!
Co jsem tedy udělal? Nejprve jsem si začal všechny úkoly zapisovat do kalendáře v Outlooku. Protože ale používám více počítačů, začal jsem řešit problém, jak mít na všech aktuální data. Naštěstí Google nabízí Kalendář. To je sice webová aplikace, ale díky jednoduchému prográmku Google Calendar Sync lze Kalendář Google synchronizovat na počítači s kalendářem Outlooku. To znamená, že cokoli, co si zapíšete do Outlooku, se po nějaké (uživatelsky nastavitelné době) promítne také do webového kalendáře Google.
Tím to ale nekončí: webový Kalendář Google má jednu zásadní výhodu – je dostupný na jakémkoli počítači s připojením k Internetu. Své schůzky a úkoly si tak můžete plánovat prakticky z jakéhokoli počítače.
S Kalendářem Google navíc pracují také telefony s operačním systémem Android, na kterých můžete přidávat, mazat, přesouvat, nebo upravovat všechny naplánované události.
Google Calendar Sync navíc dokáže synchronizovat Kalendář Google mezi více počítači – pokud tedy v práci v Outlooku naplánuji schůzku, synchronizací se zapíše do Kalendáře Google. Když pak přijdu domů a zapnu počítač, synchronizace zapíše tuto událost do domácího Outlooku. Stejné je to s mazáním, upravováním, či přesouváním událostí – co provedu na jednom počítači, to se během několika minut sesynchronizuje na všechny ostatní.
Tím jsem tedy získal jednotný plánovací systém, který dokázal obstarat nutnost práce s více počítači na více místech.
Zmínil jsem také propojení Google Kalendáře s Androidem. Své schůzky mám tedy i v telefonu, a tím pádem kdykoli a kdekoli při ruce. A to ani nemusím být připojený k Internetu (respektive musím tehdy, když chci synchronizovat kalendář). Pokud provedu jakoukoli změnu, přidám nový úkol, nebo smažu splněný, při prvním připojení k Internetu se tyto informace přenesou do Kalendáře Google, a odtud do počítačů. Dokonce i kdybych používal více telefonů, mám ve všech vždy ten samý kalendář.
Tím jsem tedy získal systém, kdy svůj kalendář mohu spravovat odkudkoli a kdykoli, snadno a rychle.
Tak vzniklo mé první anti-prokrastinační pravidlo: jakýkoli úkol, schůzku, nebo událost, neprodleně zadej do kalendáře a je-li to možné stanov její termín.
Protože v mém životě přibývalo nejen nejrůznějších jednorázových úkolů, ale také práce a tím pádem opakovaných úloh, využil jsem funkce opakování (podporuje ji jak Outlook, tak Kalendář Google i Android). Zadal jsem tedy do kalendáře veškeré úkoly, které se opakují v nějaké periodě. Každý týden například procházím televizní program – tudíž je to úkol s týdenní periodou. Na začátku měsíčně posílám pracovní výkazy všem svým zaměstnavatelům – abych na to nezapomněl, je to úkol, opakující se vždy první den v měsíci. Jednou za čtvrt roku kontroluji připsání úroků na účtech – opět ideální pro opakovaný úkol.
Druhé anti-prokrastinační pravidlo tedy zní: zapiš si do kalendáře všechny úkony, které se opakují, jako úkoly s automatickým opakováním.
Kromě toho jsem si také zadal všechny termíny, jež musím dodržet – namátkou například platnost občanského průkazu, pasu, technické kontroly auta, SIM karet, …. Nestane se mi tak, že bych na něco zapomněl :).
Třetí anti-prokrastinační pravidlo: zadej si do kalendáře všechny důležité termíny (vypršení platnosti dokladů, kontroly, prohlídky, …).
Dobře, mám úkoly v kalendáři, kalendář je pěkně naplněný, a co dál? Nezbývá, než začít úkoly plnit. Jakmile je úkol splněn, mohu ho smazat, což je takovou psychologickou tečkou a signálem, že jsem o jeden úkol lehčí. Pokud úkol nesplním v daném termínu, a následně se musím věnovat dalšímu, mohu tento úkol přesunout, ale nikoli smazat. To lze, jak jsem již říkal, jedině tehdy, pokud je úkol zcela dokončen.
Čtvrté anti-prokrastinační pravidlo: nikdy nemaž úkol, který není dokončený. Můžeš ho pouze přesunout na jiný termín.
Nuže, mám v kalendáři sekvenci úkolů na daný pracovní den nebo večer. Co s tím? Nezbývá, než si udělat plán. Buď na následující pracovní směnu, dopoledne, odpoledne, večer – to je docela jedno. Ale měli byste mít rozvrh na několik následujících hodin.
Páté anti-prokrastinační pravidlo: pokud si vyhradíš čas na plnění úkolů (nebo čeká-li Tě více úkolů za sebou), udělej si rozvrh či jejich seznam.
Nyní zbývá jediné: soustředit se. Asi jen málokdo se dokáže soustředit na jeden úkol delší dobu. Proto je vhodné rozdělit úkol na několik “kousků,” mezi kterými si uděláme přestávky. Říká se tomu technika pomodoro, a v praxi ji uplatňuji takto: 25 minut se soustředím výhradně na plnění úkolu. Sociální sítě, e-mail, čtení i psaní SMSek, čtení článků, a cokoli, co by odvádělo pozornost od úkolu, musí jít na těch 25 minut zcela stranou. Po těchto 25 minutách je přestávka dlouhá pět minut, kdy si mohu dělat, co chci – tedy číst si novinky v RSS čtečce, odpovědět na SMSky, zkontrolovat e-maily. Po uplynutí odpočinkové pětiminutovky opět následuje 25 minut, které věnuji buď předchozímu, nebo novému úkolu. A tak to jde pořád dokola. Po pěti cyklech 25+5 následuje jedna půlhodinová přestávka, během které si obvykle dočítám zajímavé články, svačím, vařím kafe, prostě odpočívám, a dělám cokoli, kromě práce. Pak opět následuje sekvence 5x (25+5). Tímto způsobem jsem schopen fungovat bez problémů třeba dvanáct hodin v kuse. Samozřejmě čas práce i přestávek může každému vyhovovat jiný, takže v tomto směru si můžete pomodoro přizpůsobit podle sebe.
Šesté anti-prokrastinační pravidlo: používej techniku pomodoro (v mém případě v režimu 5x(25+5)+30).
S tím souvisí sedmé anti-prokrastinační pravidlo: v jednom časovém úseku se věnuj jen jednomu úkolu a nenech se rozptylovat ani telefonem, ani e-maily, natožpak sociálními sítěmi.
Protože většina mých úkolů probíhá na počítači, hledal jsem nějakou aplikaci, která by mi umožnila provozovat techniku pomodoro s tím, že si budu moci nastavit vlastní režim intervalů. Nakonec se mi nejlépe osvědčil jednoduchý program Pomodairo. Ke svému běhu sice vyžaduje instalaci Adobe AIR, nicméně nabízí vše, co potřebuji. Ráno si vždy vytvořím seznam toho, co chci během dne udělat, a přibližně odhadnu, kolik pomodor budu na jednotlivé úkoly potřebovat. S pomocí Pomodaira pak postupně vždy 25 minut pracuji na daném úkolu, pak pět minut odpočívám, abych následně pracoval dalších 25 minut buď na tom samém, nebo na novém úkolu.
Jak patrně víte, spolupracuji se dvěma internetovými magazíny: Světem Androida a ExtraWindows. V kalendáři mám pro ně vyhrazené pevně dané časy (například pro ExtraWindows je to nedělní podvečer). Abych až v poslední chvíli neřešil, o čem vlastně budu psát, poznamenávám si všechna témata, aplikace na recenzi a další náměty, kterým bych se mohl věnovat. Za tímto účelem používám Evernote a to podle návodu Evernote jako GTD systém. A hezky jednoduše, efektně a elegantně! Jedno z hlavních hesel GTD totiž zní: nepoužívejte hlavu k uchovávání informací, ale k myšlení. Do Evernote mohu opět zapisovat jak přes webové rozhraní, tak přes desktopovou aplikaci a stejně plnohodnotně i přes mobilní aplikaci pro Android. Zatím bez problémů vystačím s limitem 60 MB/měsíc, takže mohu Evernote používat zdarma.
Osmé anti-prokrastinační pravidlo: poznamenej si vše, co chceš později zpracovat, udělat, naplánovat.
A hned navážu devátým anti-prokrastinačním pravidlem: nikdy neodkládej zaznamenání poznámky na později! Vždy si ji zapiš hned, jak Tě napadne.
Protože je důležité mít v životě a plánech pořádek, doporučuje se pravidelně procházet úkoly, naplánované schůzky a aktivity. V GTD se tomu říká “weekly review” – něco jako týdenní souhrn, uzávěrka nebo inventura. Já mám pro tyto účely vyhrazenou hodinku v neděli po zprávách. V tomto čase si procházím kalendář a Evernote, přesouvám to, co jsem zapomněl přesunout či nestihl, mažu dokončené úkoly, upravuji štítky a podobně. Tento vyhrazený čas je užitečný hned z několika důvodů – například si uvědomíte, co jste v uplynulém týdnu dokázali, kolik úkolů jste splnili, a můžete za předchozími sedmi dny udělat symbolickou tečku.
Desáté anti-prokrastinační pravidlo: vyhraď si čas na rekapitulaci, shrnutí a případnou editaci úkolů – ideálně jednou týdně si udělej “týdenní revizi.”
To je vše. Takto spokojeně funguji, necítím pocit vyčerpání, ačkoli stíhám zaměstnání, psaní článků pro Svět Androida, ExtraWindows, a občas i na tento blog. Zbývá jediné: škrtnout si úkol “Napsat článek Mé desatero pravidel, jak se bránit prokrastinaci” z naplánovaných úkolů :).
0 komentářů