Jak patrně čtenáři našeho blogu vědí, mám poměrně hodně pracovních aktivit – kromě zaměstnání na hlavní pracovní poměr jsem ještě redaktorem serveru Svět Androida [1], několikrát měsíčně píšu pro vydavatelství Extra Publishing (ExtraWindows [2] a PC rady [3]), občas si přivydělám správou různých webů na dohodu. Kromě toho píšu každý týden „komentáře k aktuálnímu dění“ Týdnoviny a sem tam – jako například nyní – i nějaké další články pro blog. Samozřejmě, jako asi každý, mám i své soukromé, domácí a další povinnosti. Jak si v tom všem udržuji přehled? Inspiroval jsem se návodem Libora Kříže Evernote jako GTD systém. A hezky jednoduše, efektně a elegantně! [4], který jsem ale upravil, abych se ve svých poznámkách vyznal.
Používejte mozek k myšlení, ne k ukládání informací
Nadpis je parafrází výroku, který jsem poprvé slyšel od českého „GTD guru“ Petra Máry [5]. Je to také hlavní pointa mé práce s úkoly: okamžitě si vše zapisuji, abych to nemusel nosit v hlavě. V praxi tedy:
- Přijde e-mail, na který musím reagovat, nebo obsahuje nějaký úkol – e-mail hned (například i z telefonu) přeposílám na mou adresu na Evernote. V tom se po synchronizaci objeví jako nová poznámka (viz více o posílání poznámek do Evernote e-mailem [6]).
Emaily k vyřízení posílám do Evernote - Napadne mě námět na článek – okamžitě si ho zapíšu buď na PC, nebo do mobilní aplikace, jejíž widget mám dostupný na domovské obrazovce svého telefonu.
Nová poznámka 
Nová poznámka zadaná v telefonu - Zaujme mě článek na webu a chci ho později okomentovat či zpracovat – na desktopu ho neprodleně uložím přes doplněk Shareaholic, na telefonu přes funkci Share/Sdílet tamtéž.
Uložení článku přes doplněk Shareaholic 
Z mobilu lze vytvořit poznámku odkudkoli přes funkci Sdílet.
Smysl je v tomto případě jasný: sdružit všechny požadavky, úkoly, náměty a nápady na jednom místě a uvolnit tak prostor „v hlavě“ pro jiné věci.
Ač jsem nikdy neoplýval příliš dobrou pamětí, po zavedení tohoto systému jsem zpozoroval nápadné zlepšení, kdy si pamatuji věci, jež jsem předtím „vypouštěl.“
Důležité ale je zapsat/uložit nový úkol či námět HNED a neodkládat to na jindy, protože jinak bych buď zapomněl, nebo bych nosil úkoly v hlavě, což je přesně to, čeho jsem se potřeboval zbavit.
Systém
Mít všechno zapsané, je samozřejmě pěkné, ale pokud bych pouze sypal věci na jednu hromadu, rozhodně by mě nic nemotivovalo je vyřešit. Ostatně sám jsem ukázkovým příkladem člověka, pro kterého je papírový diář zbytečností. Jakmile se mi v něm navršilo příliš mnoho úkolů, které jsem soustavně odsouval na další a další dny, přestal jsem diář otevírat.
Informace je tedy nutné nějak systematicky zpracovat – dát jim řád a kontext. Založil jsem si tedy v Evernote dva zápisníky (Notebooks): první se jmenuje !Inbox, druhý GTD.
 |
| Mám dva zápisníky: !Inbox a GTD |
Zápisník !Inbox slouží jako vstupní přihrádka, kam se primárně ukládají všechny poznámky, nápady, e-maily, na které je potřeba reagovat, náměty na články, jež chci napsat, nebo úkoly, které musím vykonat.
Když je čas – zpravidla si na to vyhrazuji první půlhodinu pracovního dne – věnuji se denní revizi. Myslím, že je dobré si na toto každý den vyhradit pevně stanovený čas, kdy se budete věnovat třídění a zpracování úkolů v „inboxu.“
Ráno tedy procházím úkol po úkolu a postupuji podle následujícího klíče:
- Jestliže je možné úkol vyřešit hned, tj. řekněme do dvou minut, realizuji ho a následně uzavřu (jak uzavírám úkoly, si ukážeme následně).
- Jestliže úkol nelze vyřešit do dvou minut, zamyslím se nad otázkou jaký bude další krok vedoucí ke splnění? Pokud se úkol zjevně skládá z více kroků, které znám, vytvořím si v poznámce „odškrtávací seznam,“ neboli check-list. Následně úkolu přiřadím kontexty a přesunu ho do zápisníku GTD.
Kontexty
Mluvíme-li o kontextech, pak vězte, že se v případě mého pojetí GTD s pomocí aplikace Evernote nejedná o nic jiného než o štítky (tag). Ty jsem si postupem času vytvořil do struktury, kdy každý úkol má stanovené následující kritéria: co, kde/s kým a kdy. Pokud více úkolů spadá ke stejnému tématu (například v případě recenze telefonu musím udělat fotky, provést měření benchmarky, popsat prostředí systému, ….), přidávám ještě štítek definující projekt.
Kontext „co“ má následující možnosti (každému úkolu lze přidělit nejméně jeden, a nejvíce všechny štítky).
- #BLOG článek – náměty na články, které chci publikovat u sebe na blogu,
- #BLOG Týdnoviny – odkazy na články a události, jež chci komentovat v rámci Týdnovin,
- #Dojít/dojet – úkoly, k jejichž splnění je nutné někam dojít či dojet,
- #EW článek – námět na článek, který chci napsat pro Extra Publishing,
- #Koupit – co nezapomenout koupit při týdenním nákupu,
- #Objednat – co chci objednat v elektronických obchodech – obvykle objednávám více věcí najednou, takže si je postupně „vrším“ pod tímto štítkem,
- #Odpovědět – jakýkoli podnět, vyžadující mou reakci. Může se jednat například odpověď na e-mail, reakci na dotaz čtenáře v diskuzi pod článkem, apod.,
- #Plány – úkoly, které vyžadují delší dobu na přesné naplánování (např. naplánování výletu do Berlína, vypsání památek, příprava map, aplikací, …),
- #Práce zaměstnavatel 1, #Práce zaměstnavatel 2, #Práce zaměstnavatel 3 – úkoly zadané jednotlivými zaměstnavateli,
- #SA článek – námět na článek, který chci napsat pro Svět Androida. Když pak mám čas vyhrazený na práci pro SA, nemusím pracně hledat témata – aktuálně mám asi sto námětů na zpracování,
- #SA zprávička – náměty na krátké zprávičky pro Svět Androida, které píšu buď brzy ráno, nebo, když mám službu, v průběhu dne,
- #Soukromý úkol – úkol, který se týká mne samotného, manželky, nebo naší domácnosti,
- #Vystavit na web – poměrně hodně úkolů mých zaměstnavatelů se týká vystavování materiálů na jejich webové prezentace, takže pro to mám samostatný štítek,
- #Vyzkoušet – pokud chci něco otestovat, dávám to sem. Štítkem se zabývám v okamžiku, kdy mám čas a náladu něco testovat,
- #Zaplatit – asi tušíte, že sem spadnou faktury, složenky a další finanční transakce, kvůli kterým musím otevřít internetové bankovnictví.
Smysl štítků začíná být zřejmý, když si představíte následující situaci: jsem doma, mám čas vyhrazený pro psaní článku pro Svět Androida. O čem psát? Stačí si otevřít všechny poznámky se štítkem #SA článek. Jsem v obchodě a chci si být jistý, že nezapomenu koupit něco, co jsem si zapsal na začátku týdne – otevřu si poznámky se štítkem #Koupit.
To je jeden z hlavních důvodů, proč přiřazovat každému úkolu kontext. Jak uvidíte u následujícího dělení, není pak problém, když například potkám tchyni, vyřídit s ní vše, co jsem s ní v uplynulých dnech chtěl vyřešit.
 |
| Přiřadím úkolu kontext/štítek ze skupiny co. |
Kontext „kde/s kým“ je tedy vázán na místo či na osobu. Slouží tedy k filtrování například pokud chci splnit všechny úkoly závisející na dané osobě, nebo místě, kde se nalézám či budu nalézat.
- @diskuze – reakce v diskuzích pod články,
- @doma – úkoly, jejichž splnění je nějakým způsobem vázáno na naši domácnost,
- @e-mail – úkol, jehož zadání najdu v e-mailu, respektive vyřešení je nutné oznámit elektronickou poštou,
- @Globus – náš oblíbený supermarket :). Asi správně tušíte, že úkoly zde uložené mají zpravidla také štítek #Koupit,
- @helpdesk – úkol je uložený v helpdesku mého zaměstnavatele, po jeho dokončení je nutné úkol zde uzavřít a odeslat zadavateli report,
- @Lékárna – opět jedno z míst, kam nemá smysl chodit pro jednu krabičku, takže do lékárny vyrážím v momentě, kdy se pod tímto štítkem nahromadí více požadavků,
- @počítač – ke splnění úkolu je nutný počítač nebo notebook (to jsou např. všechny úkoly typu „psaní článku“ apod.),
- @pošta – často posílám nebo vyzvedávám zásilky na poště, takže pokud se jich sejde více, mám o tom přehled pod tímto štítkem,
- @Praha – úkoly týkající se mé rodiny v Praze (co chci přivézt, co budu dělat apod.),
- @Softcom – jeden z mých dodavatelů hardware a software – obvykle tento štítek souvisí buď s objednávkou, nebo vyzvednutím zboží,
- @Studénka – úkoly, vázané na pobyt ve Studénce, kde se občas vyskytujeme, takže si všechny požadavky průběžně zapisuji a při pobytu zde pak stačí otevřít úkoly s tímto štítkem,
- @Val – vše, co po mně chce moje manželka, nebo úkol, kterého se účastní,
- @Val rodiče – to samé, akorát se úkoly týkají tchána a tchyně,
- @zaměstnání – úkol, který sice není veden v helpdesku, ale k jeho splnění je nutné být v areálu zaměstnavatele.
Poslední kontext „kdy“ je vázán na nějaký termín splnění. GTD sice není o termínech, ale když provádím denní či týdenní „review,“ rád si předběžně přiřazuji jednotlivé úkoly na dny v týdnu. Stejně tak, pokud například vím, že něco budu moci projednat až v červnu, zapíšu si to pod štítek !!m-červen. Více vykřičníků používám jen kvůli řazení (Evernote ve výchozím stavu řadí štítky podle abecedy).
 |
| Přiřadím úkolu kontext/štítek ze skupiny kde/s kým. |
- !!!úkoly dne – každé ráno přiřazuji úkolům, jež chci splnit, tento štítek. Kromě toho, že jsou takto označeny úkoly pro daný den, se pod štítkem !!!úkoly dne objeví také všechny nesplněné z předchozích dnů, případně ty, jež jsem zapomněl uzavřít.
- !!d-čtvrtek, !!d-neděle, !!d-pátek, !!d-pondělí, !!d-sobota, !!d-středa, !!d-úterý – asi je jasné, že se jedná o štítky pro jednotlivé dny v týdnu. Pokud jsem se tedy rozhodl, že například v pondělí napíšu článek o tom, jak používám Evernote, přiřadil jsem mu štítek !!d-pondělí. V pondělí ráno pak tento úkol dostal navíc štítek !!!úkoly dne. Pokud bych viděl, že daný den nestíhám, není problém štítky odebrat a přiřadit jiné – přesunout tak úkol na jiný den, příští týden, nebo odsunout do pomyslného šuplíčku „někdy/možná.“
- !!m-červen, !!m-květen – jestliže je nějaký úkol vázaný na měsíc, pak mu přiřazuji tyto štítky. Při prvním „weekly review“ v měsíci se pak dívám, jaké úkoly bych měl daný měsíc splnit a podle toho jim pak přiřazuji konkrétní dny.
- !!t-příští týden – asi je jasné, že tento štítek dostávají úkoly, které bych rád splnil následující týden. Při nedělním „weekly preview“ jim pak, podle možností, místo tohoto štítku přiřazuji konkrétní dny následujícího týdne.
- !Čeká na další událost – jestliže jsem úkol někomu přidal, pak další krok závisí na někom třetím. V tom případě mu přiřazují štítek !Čeká na další událost, který každý den ráno kontroluji, a dotyčnou osobu „uháním“ s tím, aby úkol splnila. Mám tak přehled o všech úkolech, které jsem delegoval, a nestane se tak, že bych někomu zadal úkol a následně na něj zapomněl.
- !Hotovo – tohle je hodně specifický štítek. Pokud splním úkol, odeberu mu všechny štítky, které měl, a přiřadím mu jen štítek !Hotovo. Tím úkol „zmizí z dohledu,“ nicméně mohu se později vracet ke splněným úkolům, stejně jako si mohu dělat statistiky, kolik úkolů jsem splnil za poslední den, týden, měsíc, ….
- !Někdy/možná – tento štítek přiřazuji všem úkolům, jež nemají termín, ale rád bych je někdy splnil. Například pokud vidím zajímavý program, který bych chtěl někdy recenzovat pro Svět Androida, přiřadím mu, kromě dalších, tento štítek. Při „weekly review,“ pokud nemám všechny termíny obsazené dohodnutými články, pak „vylovím“ ze své „studnice nápadů,“ tedy ze štítků !Někdy/možná a #SA článek námět na článek, který napíšu.
 |
| Přiřadím úkolu kontext/štítek ze skupiny kdy. |
Štítky projektů používám spíše výjimečně, a to především u úkolů, které se skládají z mnoha kroků. Ve většině případů si ale vystačím s klasickým „odškrtávacím seznamem“ („checklistem“), který může být přímo součástí poznámky. Projekty používám například při psaní recenzí telefonů, jež se skládají z více než dvaceti kapitol, které píšu v průběhu týdne. Jednotlivé kapitoly tedy dostanou štítky daných dnů, kdy je chci napsat, jsou vedeny pod štítkem #SA článek a protože je píšu na PC, tak také pod štítkem @počítač. Projekt (například $Recenze mobilu s vodotryskem) slouží jen k tomu, abych měl lepší přehled o tom, kolik kroků ještě zbývá do dokončení celé recenze.
Štítek projektu po jeho dokončení ruším/mažu.
Proč mají jednotlivé štítky jako první znak !, @, #, eventuálně $? V první řadě proto, že jsou tyto znaky na prvních čtyřech pozicích anglické klávesnice, takže si nemusím pamatovat, které speciální znaky používám.
Kromě toho hned na první pohled vidím, když zapomenu přiřadit nějaký štítek, protože každý úkol musí mít jeden vykřičník, jeden zavináč a jeden křížek.
Jak s úkoly?
Je jasné, že kdybych měl každému úkolu za všech okolností přiřazovat štítky, bylo by to zdlouhavé, otravné, demotivující, a všichni víme, jak by to nakonec dopadlo. Dříve nebo později bych začal zadání úkolu odkládat („až budu mít čas si ho zapsat a uložit“), postupně bych dospěl ke stavu, kdy bych zase nosil úkoly v hlavě.
Právě proto mám připravený zápisník !Inbox. Vše, co si zapíšu, nadiktuji (Evernote pro Android už umí rozpoznávat řeč a převádět ji na text, což je naprosto skvělé!), nasdílím z webového prohlížeče přes Shareaholic, nebo přepošlu e-mailem, spadne sem. Jak jsem popsal výše, !Inbox je tzv. „vstupní přihrádka.“ Hromadí se v ní úkoly, které mě napadly, nebo jež jsem dostal, a čekají na další zpracování.
Pokud je chvilka času, věnuji ho právě roztřídění úkolům v této „přihrádce,“ tedy: co lze udělat do dvou minut, to udělám, přiřadím štítek !Hotovo a přesunu do zápisníku GTD. Co do dvou minut splnit nejde, nebo vyžaduje více než jeden krok, patřičně „oštítkuji“ a přesunu do záznamníku GTD.
Procházet vstupní přihrádku !Inbox mohu také na telefonu, nebo přes webové rozhraní, nicméně desktopová aplikace je, dle mého mínění, nejpohodlnější, takže obvykle úkoly štítkuji v ní.
Denní a týdenní revize (Daily a weekly review)
Je důležité neztratit přehled o tom, co chcete udělat v nejbližší době. Za tímto účelem doporučuji stanovit si každý den konkrétní hodinu, kdy se budete věnovat agendě – v mém případě tedy práci s Evernote. Délka času samozřejmě závisí na tom, kolik máte úkolů a jak rychle je zpracujete, respektive jak rychle rozhodnete o dalším postupu a patřičně „oštítkujete“. Já sám jsem si jako čas pro „daily review“ nastavil každý všední den po příchodu do práce – tedy od 6:00 do 6:30 (o víkendech mám „daily review“ v poledne).
Postavím tedy na kávu, připravím si elektronickou cigaretu, a otevřu si vstupní přihrádku, tedy zápisník !Inbox. Cílem je, aby na konci „daily review“ byl tento zápisník prázdný. Jednotlivé úkoly tedy buď:
- předám dál a pak je buď uzavřu, nebo jim přiřadím, kromě dalších štítků, status !Čeká se na další událost,
- okamžitě splním – to ovšem jen za předpokladu, že se dají splnit do dvou minut,
- oštítkuji příslušnými štítky a přesunu do zápisníku GTD.
Poté, co mám prázdný inbox, se podívám do Outlooku, zda nemám na daný den naplánované nějaké termínované úkoly. Je-li tomu tak, uložím si je i do Evernote se štítkem příslušného dne. Z Outlooku lze přímo do Evernote přidávat položky přes pravé tlačítko myši na úkolu a volbu Add to Evernote.
 |
| Z Outlooku lze přímo do Evernote přidávat položky přes pravé tlačítko myši |
Vyhledávání
Evernote nabízí možnost tzv. Saved Searches, tedy česky něco jako „uložená vyhledávání“. Tuto volbu používám k získání přehledů nad úkoly s určitými definovanými štítky.
Samozřejmě, pokud chci zobrazit úkoly pro daný den, vystačím s otevřením štítku !!!úkoly dne, nebo štítku příslušného dne.
Jenže jak například vypsat všechny úkoly, které jsou v zápisníku GTD, ale chybí jim některý z atributů – například jsem zapomněl přiřadit štítek kdy, kde nebo co? Tady už jsou Saved Searches užitečným pomocníkem.
Nadefinoval jsem si následující hledání:
- !!úkoly dne – vypíše všechny úkoly dne ze všech zápisníků. Vyhledávací řetězec: tag:“!!!úkoly dne“
- !Na něco čekám – vypíše všechny úkoly, jež mají příznak !Čeká se na další událost a přitom nemají štítek !Hotovo. Vyhledávací řetězec: tag:“!Čeká se na další událost“ -tag:“!Hotovo“
- Když se chci podívat, kolik úkolů jsem dnes splnil, podívám se do uloženého vyhledávání Hotovo dnes, které je postaveno jako dotaz: tag:!Hotovo (updated:day-0).
- Podobně mám vyhledávání Hotovo v posledních sedmi dnech, které jsem definoval jako tag:!Hotovo updated:day-7
- Slíbil jsem vyhledávání úkolů, u kterých jsem zapomněl vyplnit štítky. Mám samostatná vyhledávání pro každou kategorii, abych u každého úkolu byl schopen rychle zjistit, co mu chybí. Jednotlivé dotazy vypadají následovně: úkoly bez co: -tag:#* -tag:“!Hotovo“ úkoly bez kde/s kým: -tag:@* -tag:“!Hotovo“ a úkoly bez kdy: -tag:!* -tag:“!Hotovo“.
- Kromě toho si filtruji ještě úkoly, se kterými jsem poslední týden a měsíc nic neudělal. To se hodí především při týdenních revizích. úkoly nedotčené měsíc+: -tag:!Hotovo -updated:day-30 -created:day-30 a úkoly nedotčené týden+: -tag:!Hotovo -updated:day-7 -created:day-7.
Jak definovat nové vyhledávání?
- V sekci Saved Searches kliknete pravým tlačítkem myši a z kontextového menu zvolíte Create Saved Search.
Z kontextového menu zvolíte Create Saved Search - Do pole Name zadáte název, pod kterým se bude vyhledávání zobrazovat, do pole Query pak dotaz. Konvenci dotazů najdete například na blogu Evernote [7].
¨
Do Name zadáte název, do pole Query pak dotaz
Práce s úkoly
Řekněme, že mám za sebou denní nebo týdenní revizi a začal mi pracovní den. Postupně procházím jeden úkol za druhým (obvykle v pořadí od nejstarších k nejnovějším) a ptám se „co mohu udělat jako další krok, vedoucí ke splnění tohoto úkolu?“
V jednotlivých částech dne mám vyhrazené časy pro různé činnosti, takže například v pracovní době řeším pracovní úkoly, odpoledne mám vyhrazené určité hodiny na psaní článků atd.. Obvykle si pak podle kontextů filtruji jen ty úkoly, které se týkají dané situace.
Pokud je to možné, splním tedy další krok úkolu. Následně úkol reviduji: je nutné udělat ještě něco? Pokud ano, je možné to udělat hned? Jestliže to možné je, udělám to. Jestliže to možné není, pak z úkolu buď vyhodím štítky daného dne a !!!úkoly dne a následně buď přiřadím jiný den, kdy se úkolu budu dále věnovat, nebo ho přesunu do !Někdy/možná.
Pokud je úkol splněn, odstraňuji všechny štítky a přiřazuji ze sekce Kdy štítek !Hotovo. Tím pádem „zmizí“ ze všech přehledů a najdu ho jen pod tímto štítkem.
Důležité je průběžně procházet seznam úkolů, klidně i několikrát denně, a snažit se s nimi „pohnout.“ Tedy vždy udělat alespoň jeden následující krok.
Pomodoro
Protože samozřejmě není v lidských silách strávit 24 hodin prací respektive neustálým plněním úkolů, hledal jsem způsob, jak si během toho také odpočinout.
Osvědčila se mi technika zvaná pomodoro, konkrétně v mém vlastním režimu, kdy:
- 25 minut pracuji, 5 minut odpočívám,
- 25 minut pracuji, 5 minut odpočívám,
- 25 minut pracuji, 5 minut odpočívám,
- 25 minut pracuji, 5 minut odpočívám,
- 25 minut pracuji, 35 minut odpočívám.
Celkem tak v rámci tříhodinového bloku 69 % času pracuji a 31 % času odpočívám. Může se to na první pohled zdát jako plýtvání časem, ale díky odpočinkovým přestávkám se pak následujících 25 minut vždy lépe soustředím, než kdybych například pracoval hodinu a půl v kuse. Od doby, co jsem začal pracovat v tomto režimu, moje pracovní produktivita citelně vzrostla.
Tímto způsobem tedy uplatňuji některé poznatky z metody GTD v praxi. Průměrně stíhám týdně vyřešit a uzavřít kolem 150 úkolů, což je tempo, které bych bez tohoto způsobu organizace nikdy nezvládl. Co je hlavní: nezapomínám! Nestává se mi, že by mi někdo musel něco připomínat nebo snad dokonce urgovat, že jsem neudělal, co jsem slíbil.
Funguji takto skoro přesně pět měsíců a musím říci, že jsem zatím velmi spokojen (a mí zadavatelé práce a úkolů snad také 😉 ).
🖨 Verze pro tisk [8]